Microsoft 365 đã trở thành bộ công cụ năng suất không thể thiếu cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Tuy nhiên, quản lý giấy phép một cách hiệu quả có thể là một nhiệm vụ khó khăn, thường dẫn đến những chi phí không cần thiết. Bằng cách triển khai phương pháp tiếp cận chiến lược để tối ưu hóa cấp phép Microsoft 365, các tổ chức có thể đạt được hai lợi ích. Đầu tiên, nó giúp việc mua sắm tiết kiệm chi phí và chỉ mua những gì cần thiết. Thứ hai, nó giúp CNTT đảm bảo người dùng cuối đang sử dụng những gì được mua thông qua các phương pháp quản lý giấy phép liên tục.
Là đối tác lâu năm của Microsoft, MAX Solution đã phát triển 5 bước mà tổ chức có thể thực hiện để cải thiện việc cấp phép và tiết kiệm chi phí một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1. Đánh giá bối cảnh cấp phép hiện tại của bạn
Bước đầu tiên để tối ưu hóa việc cấp phép Microsoft 365 của bạn là hiểu biết toàn diện về tình hình cấp phép hiện tại của bạn. Điều này bao gồm việc tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để xác định các giấy phép bạn hiện có, chi phí liên quan của chúng và các điều khoản trong hợp đồng hiện tại của bạn.
Kiểm kê giấy phép của bạn và chi phí đánh giá
Bắt đầu bằng cách tạo bản kiểm kê chi tiết về nhóm công nghệ của bạn, bao gồm số lượng giấy phép bạn đã mua cho mỗi ứng dụng hoặc dịch vụ Microsoft 365. Kiểm tra chi phí liên quan đến các giấy phép này và xem xét các điều khoản trong hợp đồng của bạn vì chúng có thể ảnh hưởng đến cách bạn quản lý danh mục công nghệ của mình.
Trong quá trình này, bạn có thể phát hiện ra các giấy phép đã được mua nhưng vẫn chưa được cấp phát. Tùy thuộc vào mô hình mua hàng và ngày gia hạn của bạn, những giấy phép chưa được cấp phát này có thể mang đến cơ hội tiết kiệm chi phí ngay lập tức.
Đánh giá nhu cầu của người dùng và xác định những khoảng trống
Sau khi bạn có được bức tranh rõ ràng về tình hình cấp phép hiện tại của mình, hãy so sánh nó với nhu cầu chức năng của tổ chức bạn. Bài tập này sẽ giúp bạn xác định sự khác biệt giữa những gì bạn đã mua và những gì đang được người dùng của bạn tích cực chấp nhận và sử dụng.
Để thu hẹp khoảng cách này, hãy tạo hồ sơ người dùng chức năng chi tiết dựa trên vai trò và trách nhiệm công việc. Những hồ sơ này sẽ giúp bạn xác định xem giấy phép bạn đã mua có phù hợp với nhu cầu thực tế của lực lượng lao động của bạn hay không.
2. Giám sát việc sử dụng giấy phép và hành vi của người dùng
Đạt được khả năng hiển thị về cách người dùng của bạn tương tác với các ứng dụng Microsoft 365 là rất quan trọng để tối ưu hóa việc sử dụng giấy phép và đảm bảo bạn không chi tiêu quá mức.
Thiết lập cơ chế giám sát và báo cáo
Triển khai giải pháp giám sát và báo cáo mạnh mẽ có thể cung cấp thông tin chi tiết về việc sử dụng giấy phép. Giải pháp này sẽ cho phép bạn theo dõi các số liệu chính, chẳng hạn như giấy phép bạn có, người được cấp giấy phép và liệu có người dùng khuyết tật nào vẫn giữ giấy phép hay không.
Bằng cách liên tục theo dõi hành vi của người dùng và việc sử dụng ứng dụng, bạn có thể xác định khối lượng công việc chưa được sử dụng đúng mức trong các giấy phép cơ sở. Thông tin này có thể giúp bạn lấy lại và sử dụng lại các giấy phép chi phí cao, hạ cấp người dùng xuống các cấp giấy phép phù hợp hơn hoặc loại bỏ hoàn toàn các đăng ký không cần thiết.
Phân tích mô hình sử dụng và điều chỉnh
Khi nhu cầu của người dùng thay đổi theo thời gian, điều cần thiết là phải có sẵn một quy trình để nắm bắt những thay đổi này. Thường xuyên phân tích mô hình sử dụng và điều chỉnh chiến lược cấp phép của bạn cho phù hợp. Cách tiếp cận chủ động này sẽ giúp bạn tránh mua quá nhiều giấy phép và đảm bảo rằng bạn đang đầu tư vào các công cụ mà lực lượng lao động của bạn thực sự cần.
3. Tối ưu hóa việc chuyển nhượng giấy phép và áp dụng lái xe
Với sự hiểu biết rõ ràng về bối cảnh cấp phép và nhu cầu của người dùng, bạn có thể thực hiện các bước khả thi để tối ưu hóa việc cấp phép Microsoft 365 và thúc đẩy việc áp dụng.
Đúng loại giấy phép của bạn
Được trang bị những hiểu biết sâu sắc thu được từ nỗ lực giám sát và báo cáo của mình, giờ đây bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc điều chỉnh kích thước giấy phép của mình phù hợp. Ví dụ: nếu bạn có người dùng được chỉ định giấy phép E3 nhưng họ chủ yếu sử dụng Exchange, hãy xem xét hạ cấp họ xuống giấy phép E1 hiệu quả hơn về mặt chi phí.
Tương tự, các giấy phép chi phí cao cho các ứng dụng như Power BI, Visio và Project thường không được sử dụng đúng mức. Các báo cáo trong ngành cho thấy rằng khoảng 11% trong số các giấy phép này thường không được sử dụng và có thể được lấy lại, có khả năng tiết kiệm cho một tổ chức có 10.000 người dùng khoảng 40.000 USD hàng năm chỉ riêng với giấy phép Dự án.
Tối đa hóa sự chấp nhận của người dùng thông qua giáo dục
Tối đa hóa sự chấp nhận của người dùng là rất quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức của bạn nhận được toàn bộ giá trị từ khoản đầu tư vào Microsoft 365. Phát triển một chương trình giáo dục hấp dẫn tập trung vào việc giúp người dùng hiểu chức năng và tính năng phù hợp với vai trò của họ.
Cung cấp đào tạo về cách sử dụng hiệu quả các ứng dụng và dịch vụ có trong giấy phép của họ, đồng thời thiết lập các hoạt động đăng ký thường xuyên để củng cố hoạt động đào tạo này. Bằng cách trao quyền cho người dùng kiến thức và kỹ năng họ cần, bạn có thể thúc đẩy việc áp dụng nhiều hơn và giảm thiểu việc sử dụng không đúng mức.
4. Điều chỉnh quy trình đấu thầu sao cho linh hoạt
Khi bạn tối ưu hóa việc cấp phép Microsoft 365, điều cần thiết là phải điều chỉnh quy trình mua sắm của mình để hỗ trợ chiến lược mua hàng linh hoạt và hiệu quả hơn.
Cộng tác xuyên suốt các Silo
Phá vỡ rào cản giữa các bên liên quan về CNTT, mua sắm và kinh doanh để thúc đẩy sự hợp tác và chia sẻ thông tin tốt hơn. Đảm bảo rằng CNTT cung cấp cho hoạt động mua sắm thông tin chính xác và cập nhật về nhu cầu của người dùng cũng như việc sử dụng giấy phép, cho phép hoạt động mua sắm đưa ra quyết định sáng suốt.
Nắm bắt tính linh hoạt và tránh giảm giá hàng loạt
Hãy tránh xa cách tiếp cận truyền thống là mua giấy phép số lượng lớn để tận dụng chiết khấu. Thay vào đó, hãy áp dụng cách tiếp cận linh hoạt và có mục tiêu hơn, chẳng hạn như trả tiền theo nhu cầu sử dụng hoặc CSP, nơi bạn mua những thứ cần thiết vào bất kỳ thời điểm nào.
Bằng cách điều chỉnh chiến lược mua sắm của bạn cho phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng của tổ chức, bạn có thể tránh được những rủi ro khi mua quá nhiều và đảm bảo rằng khoản đầu tư cấp phép Microsoft 365 của bạn góp phần trực tiếp vào việc tăng năng suất và tiết kiệm chi phí.
5. Tận dụng chuyên môn để thực hiện thành công
Tối ưu hóa việc cấp phép Microsoft 365 của bạn đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về những vấn đề cấp phép phức tạp cũng như ý nghĩa của các quyết định khác nhau. Hãy cân nhắc việc mời một chuyên gia cấp phép tận tâm, từ bên trong tổ chức của bạn hoặc thông qua nhà cung cấp bên ngoài, để hướng dẫn bạn thực hiện quy trình này.
Những chuyên gia này có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc vô giá về các đòn bẩy của thế giới cấp phép và giúp bạn giải quyết những vấn đề phức tạp liên quan đến việc đàm phán với nhà cung cấp, diễn giải các điều khoản cấp phép và đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp với mục tiêu của tổ chức bạn.
Kết luận: Khai thác toàn bộ tiềm năng khoản đầu tư vào Microsoft 365 của bạn
Bằng cách triển khai phương pháp tiếp cận chiến lược để tối ưu hóa giấy phép Microsoft 365, bạn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí trong khi vẫn đảm bảo rằng lực lượng lao động của bạn có quyền truy cập vào các công cụ phù hợp để thúc đẩy năng suất và đổi mới. Nắm bắt tư duy chủ động, tận dụng sức mạnh của thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu và thúc đẩy sự cộng tác trong toàn tổ chức của bạn để tối đa hóa lợi tức đầu tư vào Microsoft 365 của bạn.
Nếu bạn cần trợ giúp để tối ưu hóa giấy phép Microsoft của mình, MAX Solution có thể hỗ trợ. Hãy liên hệ với chúng tôi và chuyên gia Microsoft của chúng tôi sẽ trao đổi và hướng dẫn doanh nghiệp bạn.