1. Lợi thế về chi phí
Đối với các hệ thống tổng đài cứng, việc đầu tư trang thiết bị ban đầu sẽ là một khoản ngân khá lớn đối với các Doanh nghiệp đang cần tối ưu hóa chi phí, đặc biệt là các Doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các công ty Start-up.Với hệ thống tổng đài Cloud, bạn chỉ cần có kết nối internet, máy tính và tai nghe. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn không phải trả chi phí cao của các thiết lập truyền thống trong khi tăng hiệu quả của Doanh nghiệp bạn với các giải pháp Cloud linh hoạt.
2. Triển khai nhanh chóng
Hệ thống tổng đài Cloud triển khai nhanh chóng và hiệu quả. Trong khi quá trình cài đặt trong các trung tâm cuộc gọi truyền thống có thể mất hàng tháng – các nhóm thiết lập phải cung cấp tài nguyên máy tính và lưu trữ, cài đặt các ứng dụng khả thi và áp dụng các cấu hình cần thiết, chưa kể đến việc kiểm tra cài đặt mới.Bằng cách chọn chuyển hệ thống tổng đài của bạn sang giải pháp dựa trên công nghệ Cloud, bạn sẽ nhận được một sản phẩm sẵn sàng sử dụng. Bên cạnh đó, hiện nay các nhà cung cấp đã có những gói tổng đài ảo tối ưu, bạn chỉ cần đưa kịch bản muốn xây dựng tổng đài cho nhà cung cấp. Hệ thống tổng đài sẽ hoàn toàn có thể hoạt động chỉ trong một thời gian ngắn.
3. Dễ dàng tích hợp
Đối với hệ thống tổng đài cứng. Việc tích hợp đòi hỏi không những về chuyên môn mà còn là việc tương thích giữa các thiết bị với nhau. Nếu như hệ thống tổng đài của bạn không hỗ trợ tích hợp thêm các tính năng nhằm tăng cường hiệu suất làm việc cho nhân viên thì bạn buộc phải nâng cấp hoặc thay đổi hệ thống tổng đài mới. Điều này không những vừa tốn nhiều thời gian mà còn phát sinh rất nhiều chi phí không đáng có.Hệ thống tổng đài Cloud sẽ dễ dàng tích hợp với các phần mềm chăm sóc khách hàng của Doanh nghiệp như CRM, ERP… ngoài ra còn tích hợp với các kênh khác như SMS, Email, mạng xã hội… giúp giảm bớt quy trình cung cấp dịch vụ khách hàng, mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tăng hiệu quả của công ty bạn.
4. Dễ sử dụng
Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài Cloud đang ngày càng tối ưu, xây dựng giao diện thân thiện hơn. Giúp nhân viên tổng đài dễ sử dụng. Điều này không chỉ giúp giảm tải áp lực cho nhân viên mới mà còn giúp rút ngắn thời gian đào tạo.Việc dễ sử dụng cũng giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên khi họ không còn phải gặp khó khăn trong việc hỗ trợ các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.
5. Giảm yêu cầu kỹ thuật
Nếu như với các tổng đài cứng ngày trước, Doanh nghiệp buộc phải có đội ngũ IT giàu kinh nghiệm và chuyên môn nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động xuyên suốt thì đối với hệ thống tổng đài Cloud, mọi yêu cầu về đội ngũ IT kinh nghiệm đã không còn cần thiết.Mọi vấn đề kỹ thuật đều được các nhà cung cấp đảm nhiệm. Khi hệ thống tổng đài của Doanh nghiệp đang gặp vấn đề hoặc thậm chí Doanh nghiệp muốn thay đổi kịch bản tổng đài, điều Doanh nghiệp cần phải làm là liên hệ đến nhà cung cấp và nói về nhu cầu của mình, phần việc còn lại phía nhà cung cấp sẽ đáp ứng đầy đủ nhu cầu của Doanh nghiệp.
6. Khả năng mở rộng
Các hệ thống tổng đài cứng đặt ra một thách thức về khả năng mở rộng. Nếu như Doanh nghiệp cần mở rộng hệ thống tổng đài, việc đầu tư trang thiết bị cũng như vấn đề về kỹ thuật đòi hỏi sẽ tốn rất nhiều ngân sách và thời gian.Đối với hệ thống tổng đài Cloud, việc mở rộng hoặc thậm chí thu hẹp hệ thống cũng trở nên đơn giản hơn. Điều này giúp Doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hiện tại của Doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa chi phí mà vẫn đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của mình.
7. Khả năng tiếp cận
Hệ thống tổng đài Cloud cho phép bạn có thể tương tác ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối với Internet. Các nhà cung cấp cũng đã xây dựng và phát triển nhằm tích hợp tổng đài vào các app trên di động, các phần mềm cài trên máy tính của nhân viên. Giúp họ linh hoạt khi muốn tương tác với khách hàng thông qua tổng đài.Đặc biệt trong đợt đại dịch Covid vừa qua, hệ thống tổng đài Cloud đã có thấy sự hiệu quả khi hầu hết các Doanh nghiệp đều phải làm việc ở nhà nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc của mình.
8. Báo cáo và phân tích
Bạn có biết ai đang gọi cho bạn và tại sao không? Họ có phản hồi với một chiến dịch tiếp thị đang hoạt động không? Họ không hài lòng về sự cố sản phẩm mà bạn không biết?Nếu như các vấn đề trên sẽ khó khăn khi sử dụng hệ thống tổng đài cứng thì ngày nay, các giải pháp hệ thống tổng đài Cloud cung cấp cho doanh nghiệp của bạn khả năng thu thập thông tin về khách hàng của bạn. Với phần mềm tổng đài Cloud phù hợp, bạn có thể theo dõi các cuộc gọi đến và đi, đo lường giá trị chi tiêu tiếp thị, tổng hợp thông tin về thời gian cuộc gọi và hiệu suất của nhân viên tổng đài.
