8 lợi ích chính của Microsoft 365

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, các công cụ năng suất rất quan trọng để cả doanh nghiệp và cá nhân phát triển. Họ đã trở thành những con ngựa thồ đằng sau sự hợp tác, tổ chức và đổi mới thành công. Một nhân tố quan trọng trong lĩnh vực này là Microsoft 365, một bộ công cụ toàn diện tập hợp các công cụ tốt nhất để giúp bạn luôn làm việc hiệu quả, ngăn nắp và kết nối. Với nhiều tính năng mạnh mẽ, nó cung cấp sự kết hợp chưa từng có giữa các ứng dụng, dịch vụ và lưu trữ đám mây, tất cả đều nhằm mục đích nâng cao năng suất của bạn. Nếu bạn đang muốn khám phá những lợi ích của Microsoft 365 và khai thác tiềm năng của nó thì hướng dẫn này chính là chìa khóa dành cho bạn. Chúng ta sẽ khám phá 8 lợi ích mang tính thay đổi cuộc chơi mà Microsoft 365 mang lại, mở đường cho bạn đạt được năng suất cao hơn. Vì vậy, hãy thắt dây an toàn khi chúng ta cùng khám phá thế giới năng động của Microsoft 365.



Hé lộ sức mạnh của Microsoft 365


Microsoft 365 không chỉ là một sản phẩm; đó là một cường quốc. Được giới thiệu vào năm 2011 với tên gọi Office 365 và sau đó được đổi tên thành Microsoft 365 vào năm 2020, bộ phần mềm này đã thay đổi cuộc chơi, cho phép các tổ chức vượt qua ranh giới truyền thống và đạt đến những tầm cao mới. Nó cung cấp sự kết hợp độc đáo giữa các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel và PowerPoint, cùng với các dịch vụ đám mây mạnh mẽ như OneDrive, SharePoint và Teams. Hơn nữa, nó tích hợp các khả năng AI, cung cấp các công cụ trực quan thích ứng với nhu cầu và quy trình làm việc của từng cá nhân.

Microsoft 365 tập trung vào việc phá bỏ rào cản và thúc đẩy cộng tác. Với các công cụ như Teams và SharePoint, nó hợp lý hóa hoạt động giao tiếp, giúp các nhóm dễ dàng làm việc cùng nhau, cho dù họ ngồi cạnh nhau hay cách xa nhau hàng dặm. Ví dụ: Microsoft Teams hoạt động như một nền tảng giao tiếp hợp nhất, tập hợp trò chuyện, cuộc họp video, chia sẻ tệp và cộng tác ở một nơi. Theo Microsoft, tính đến năm 2021, Teams đã đạt 145 triệu người dùng hoạt động hàng ngày, nhấn mạnh vai trò trung tâm của Teams trong môi trường làm việc hiện đại.


Tuy nhiên, sức mạnh của Microsoft 365 còn vượt xa cả sự cộng tác. Nó tận dụng đám mây, cung cấp quyền truy cập vào các tệp và tài liệu từ mọi thiết bị, mọi lúc và mọi nơi. Tính linh hoạt này đặc biệt hữu ích sau đại dịch COVID-19, vì các doanh nghiệp phải áp dụng mô hình làm việc từ xa. Một cuộc khảo sát do Statista thực hiện cho thấy khoảng 44% số người Canada được hỏi cho biết họ dành nhiều thời gian hơn trên máy tính do đại dịch, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có các công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc linh hoạt.

Microsoft 365 cũng ưu tiên bảo mật, cung cấp các tính năng nâng cao để bảo vệ dữ liệu và bảo vệ quyền riêng tư. Việc tập trung vào bảo mật này là rất quan trọng, đặc biệt là trong bối cảnh tần suất các mối đe dọa mạng ngày càng tăng. Theo Trung tâm An ninh mạng Canada, chỉ riêng năm 2020 đã có hơn 50.000 sự cố mạng được báo cáo ở Canada.


Bài học rút ra: Microsoft 365 là một công cụ năng suất mạnh mẽ, cung cấp một bộ công cụ hỗ trợ cộng tác, tính linh hoạt và bảo mật. Khi các mô hình làm việc phát triển, việc có các công cụ phù hợp có thể thay đổi cuộc chơi, cho phép các tổ chức duy trì năng suất và bảo mật, bất kể họ làm việc ở đâu.


8 lợi ích chính của Microsoft 365


Lợi ích 1: Tích hợp và cộng tác liền mạch


Cộng tác là trọng tâm của Microsoft 365. Nó cung cấp một bộ công cụ được thiết kế để hoạt động cùng nhau một cách liền mạch, phá vỡ các rào cản và khuyến khích cộng tác. Ví dụ: Microsoft Teams cho phép bạn làm việc cùng nhau trên các tài liệu trong thời gian thực, giao tiếp qua trò chuyện hoặc video cũng như chia sẻ tệp, tất cả từ một nền tảng duy nhất. Sự tích hợp liền mạch này có thể hợp lý hóa đáng kể quy trình làm việc và cải thiện năng suất.

Ngoài ra, việc tích hợp các dịch vụ đám mây như OneDrive và SharePoint đảm bảo rằng các tệp và tài liệu của bạn luôn cập nhật và có thể truy cập được từ mọi thiết bị. Điều này không chỉ giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn mà còn đảm bảo rằng mọi người luôn ở cùng một trang, bất kể vị trí của họ.

Teams và Yammer là các công cụ liên lạc và cộng tác dành cho M365. Nhiều nhân viên đã quen với việc gọi điện video, trò chuyện theo phong cách mạng xã hội và nhắn tin tức thời nên những ứng dụng này rất dễ sử dụng. M365 chỉ đơn giản là đưa những công cụ này vào môi trường kinh doanh. Bản chất xã hội của các ứng dụng này làm cho việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn. Mọi người đều có thể tham gia vào cuộc trò chuyện bằng văn bản hoặc video và họ có thể dễ dàng tham gia vào các phiên động não hoặc giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm khi đang thực hiện một dự án cùng một lúc.

Microsoft 365 chia sẻ các biểu tượng, bố cục, menu và tổ hợp phím quen thuộc với Office, vì vậy nếu bạn chuyển đổi từ Office 2013, môi trường sẽ rất quen thuộc với nhân viên của bạn.



Bài học rút ra: Microsoft 365 thúc đẩy cộng tác liền mạch với bộ công cụ tích hợp, giảm xung đột trong quy trình làm việc và cải thiện năng suất.


Lợi ích 2: Công cụ mạnh mẽ để nâng cao năng suất


Microsoft 365 là một công cụ mạnh mẽ về năng suất. Bộ ứng dụng và dịch vụ của nó, như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams, là những tiêu chuẩn ngành về năng suất. Nhưng ngoài những điều quen thuộc, Microsoft 365 còn được tích hợp những tính năng AI mạnh mẽ. Các công cụ như PowerPoint Designer, Excel Insights và Editor trong Word tận dụng AI để cung cấp các đề xuất được cá nhân hóa, tự động hóa các tác vụ và nâng cao năng suất tổng thể của bạn.

Ví dụ: PowerPoint Designer cung cấp các đề xuất thiết kế cho trang chiếu của bạn, Excel Insights xác định các mẫu trong dữ liệu của bạn và Word Editor đóng vai trò là trợ lý viết của bạn, đề xuất các cải tiến về ngữ pháp, văn phong và độ rõ ràng. Những khả năng do AI điều khiển này có thể tiết kiệm thời gian và cho phép bạn tập trung vào điều quan trọng nhất: công việc của bạn.

Hơn nữa, Microsoft 365 còn cung cấp các lợi ích dành riêng cho ứng dụng như đồng tác giả trong Word, cho phép nhiều người dùng làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu và Power Query trong Excel, giúp việc chuyển đổi và thao tác dữ liệu trở nên dễ dàng.

Những khách hàng Microsoft 365 bổ sung thiết lập của họ với Dynamics 365 có thể sử dụng bộ công cụ này với các ứng dụng kinh doanh thông minh có thể thu thập và phân tích dữ liệu cũng như cung cấp thông tin chi tiết để hợp lý hóa quy trình làm việc và giúp nhân viên đưa ra quyết định sáng suốt. Nền tảng Power Apps cho phép bạn tạo các ứng dụng tùy chỉnh với ít kiến ​​thức về mã hóa. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tạo ra một công cụ giúp hợp lý hóa hoặc tự động hóa các nhiệm vụ tốn thời gian, giúp họ có thời gian để làm việc trên các khía cạnh quan trọng hơn của dự án.


Bài học rút ra: Các công cụ mạnh mẽ của Microsoft 365, kết hợp với các chức năng AI, mang lại năng suất nâng cao, giúp công việc của bạn dễ dàng hơn, thông minh hơn và hiệu quả hơn.

Lợi ích 3: Tính năng bảo mật nâng cao


Trong thời đại mà vi phạm dữ liệu và tấn công mạng ngày càng phổ biến, bảo mật là điều tối quan trọng. Microsoft 365 cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu và bảo vệ quyền riêng tư của bạn. Các tính năng như xác thực đa yếu tố (MFA), ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) và Bảo vệ mối đe dọa nâng cao (ATP) được tích hợp vào Microsoft 365, cung cấp môi trường an toàn cho công việc của bạn.

Báo cáo Thông tin Bảo mật của Microsoft cho thấy rằng các tài khoản được bảo mật bằng MFA có khả năng bị xâm phạm thấp hơn 99,9%. DLP giúp xác định và bảo vệ thông tin nhạy cảm như số thẻ tín dụng hoặc số an sinh xã hội và ATP bảo vệ khỏi các mối đe dọa tinh vi như lừa đảo và tấn công phần mềm độc hại zero-day.

Ngoài ra, Microsoft 365 còn tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ toàn cầu và dành riêng cho ngành, chẳng hạn như GDPR, HIPAA và ISO 27001, nâng cao hơn nữa thông tin xác thực bảo mật của nó.

Với các hệ thống phần mềm khác, các công ty có thể trì hoãn việc cập nhật hoặc bỏ qua việc nâng cấp phần mềm để tránh tình trạng ngừng hoạt động. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và gây ra các vấn đề bảo mật. Vì M365 là sản phẩm phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), nên Microsoft xử lý các bản cập nhật, tạo các bản vá bảo mật để xử lý các mối đe dọa mạng mới nhất và sửa các lỗi để có được biện pháp bảo vệ nâng cao liên tục.


Bài học rút ra: Với Microsoft 365, bạn không cần phải thỏa hiệp về vấn đề bảo mật. Các tính năng bảo mật nâng cao của nó bảo vệ dữ liệu của bạn, đảm bảo quyền riêng tư của bạn và giúp bạn tuân thủ các quy định của ngành.

Lợi ích 4: Khả năng mở rộng và linh hoạt


Một trong những ưu điểm chính của Microsoft 365 là khả năng mở rộng và tính linh hoạt. Là một giải pháp dựa trên đám mây, nó có thể dễ dàng thích ứng với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Cho dù bạn là doanh nghiệp nhỏ mới thành lập hay doanh nghiệp lớn với hàng nghìn nhân viên, Microsoft 365 đều có thể mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu của bạn.

Nó cung cấp nhiều gói đăng ký khác nhau, mỗi gói được điều chỉnh cho phù hợp với các loại người dùng khác nhau – từ người dùng gia đình cá nhân đến các doanh nghiệp lớn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể thêm người dùng hoặc nâng cấp lên gói phù hợp hơn với nhu cầu của mình. Tính linh hoạt này cũng mở rộng đến việc sử dụng thiết bị. Vì Microsoft 365 dựa trên nền tảng đám mây nên bạn có thể truy nhập các tệp và ứng dụng của mình từ bất kỳ thiết bị nào, cho dù đó là PC, máy Mac, máy tính bảng hay điện thoại thông minh.

Microsoft 365 mang đến sự linh hoạt về cách bạn làm việc. Với các công cụ hỗ trợ cộng tác và làm việc từ xa, bạn có thể làm việc ở mọi nơi, mọi lúc và trên mọi thiết bị.


Bài học rút ra: Khả năng mở rộng và tính linh hoạt của Microsoft 365 khiến giải pháp này trở thành giải pháp có thể thích ứng với những nhu cầu không ngừng thay đổi của bạn, hỗ trợ sự phát triển của bạn và cung cấp cách làm việc thực sự hiện đại.

Lợi ích 5: Truy cập mọi lúc, mọi nơi


Một trong những nguyên lý trọng tâm của công việc hiện đại là khả năng làm việc ở mọi nơi. Microsoft 365 cho phép thực hiện điều này thông qua các dịch vụ dựa trên đám mây của mình. Cho dù bạn đang ở văn phòng, ở nhà hay đang di chuyển, bạn đều có thể truy cập email, tệp và ứng dụng của mình từ mọi thiết bị và mọi vị trí. Điều này cho phép bạn duy trì kết nối và làm việc hiệu quả, bất kể bạn ở đâu.

Ví dụ: với OneDrive, bạn có thể lưu trữ các tệp của mình trên đám mây và truy cập chúng từ mọi nơi. Nếu bạn đang làm việc trên tài liệu Word trên PC văn phòng, bạn có thể tiếp tục làm việc trên tài liệu đó từ máy tính xách tay ở nhà hoặc thậm chí từ điện thoại thông minh của mình. Kiểu chuyển đổi liền mạch giữa các thiết bị và vị trí này giúp tăng năng suất đáng kể, đặc biệt là trong mô hình làm việc kết hợp.

Trong bối cảnh đại dịch COVID-19, khả năng tiếp cận này là vô giá. Vào năm 2023, 20% lực lượng lao động Canada làm việc từ xa, một mức tăng đáng kể so với con số trước đại dịch. Khả năng truy cập từ xa của Microsoft 365 đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sự thay đổi này.


Bài học rút ra: Với Microsoft 365, không gian làm việc của bạn không bị ràng buộc với một vị trí thực tế. Các dịch vụ dựa trên đám mây của nó cho phép bạn làm việc từ mọi nơi, mang lại sự linh hoạt mà công việc hiện đại yêu cầu.

Lợi ích 6: Quản lý CNTT hợp lý


Đối với các nhóm CNTT, việc quản lý bộ ứng dụng và dịch vụ đa dạng được sử dụng trong doanh nghiệp có thể là một nhiệm vụ phức tạp. Microsoft 365 hợp lý hóa quy trình này. Vì tất cả các dịch vụ của nó đều được tích hợp và quản lý từ một bảng điều khiển dành cho quản trị viên duy nhất nên việc quản lý CNTT trở nên đơn giản hơn nhiều. Cách tiếp cận thống nhất này giúp giảm thời gian và công sức cần thiết để quản lý người dùng, thiết bị và dữ liệu.

Trung tâm quản trị Microsoft 365 cho phép bạn quản lý người dùng, chỉ định vai trò, theo dõi tình trạng dịch vụ, quản lý thiết bị, v.v. Hơn nữa, vì Microsoft 365 là giải pháp dựa trên đám mây nên bạn không phải lo lắng về việc quản lý máy chủ hoặc thực hiện cập nhật phần mềm. Microsoft đảm nhiệm tất cả cơ sở hạ tầng phụ trợ, đảm bảo rằng bạn luôn có các tính năng và cập nhật bảo mật mới nhất.

Ngoài ra, Microsoft 365 còn bao gồm các tài nguyên đào tạo và hỗ trợ để giúp nhóm của bạn và người dùng tận dụng tối đa bộ ứng dụng này. Các tài nguyên này bao gồm Microsoft Learn, một nền tảng học tập trực tuyến với các khóa học về nhiều chủ đề khác nhau của Microsoft 365 và Trung tâm đào tạo Microsoft 365, nơi cung cấp các hướng dẫn, mẹo và video đào tạo.


Bài học rút ra: Microsoft 365 đơn giản hóa việc quản lý CNTT bằng cách tích hợp tất cả các dịch vụ của nó vào một bảng điều khiển dành cho quản trị viên, giúp nhóm CNTT của bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

Lợi ích 7: Giải pháp tiết kiệm chi phí


Chi phí thường là yếu tố chính khi xem xét một bộ năng suất. Microsoft 365 cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí. Nó hoạt động theo mô hình đăng ký, có nghĩa là bạn phải trả một khoản phí hàng tháng hoặc hàng năm có thể dự đoán được dựa trên số lượng người dùng. Điều này có thể hợp lý hơn nhiều so với việc mua giấy phép phần mềm riêng lẻ.

Vì Microsoft 365 là giải pháp dựa trên đám mây nên giải pháp này giúp giảm chi phí bảo trì máy chủ và cơ sở hạ tầng CNTT khác. Ngoài ra, nó còn bao gồm các bản cập nhật tự động, đảm bảo rằng bạn luôn có các tính năng mới nhất mà không phải trả tiền nâng cấp.

Theo báo cáo của Forrester, Microsoft 365 có thể mang lại lợi tức đầu tư (ROI) đáng kể. Nghiên cứu cho thấy một tổ chức có thể đạt được ROI 102% trong ba năm bằng cách chuyển sang Microsoft 365. Một nghiên cứu khác do Forrester Consulting thực hiện đã sử dụng bốn yếu tố cơ bản của TEI trong việc lập mô hình tác động của Ứng dụng Microsoft 365: lợi ích, chi phí, tính linh hoạt và rủi ro

  • Tiết kiệm chi phí: Theo Microsoft, việc hợp nhất nhóm giải pháp CNTT của bạn với Microsoft 365 có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể đồng thời nâng cao năng suất, trải nghiệm của nhân viên và bảo mật
  • Tác động kinh tế tổng thể: Một nghiên cứu điển hình do Forrester Consulting thực hiện cho thấy một tổ chức điển hình nhận được lợi ích là 3.143 USD cho mỗi người dùng trong ba năm so với chi phí của Microsoft 365

Bài học rút ra: Microsoft 365 là một giải pháp tiết kiệm chi phí mang lại giá trị đáng kể, không chỉ thông qua các tính năng mạnh mẽ mà còn thông qua việc tiết kiệm chi phí trong cơ sở hạ tầng và bảo trì CNTT.

Lợi ích 8: Đổi mới liên tục


Microsoft nổi tiếng với cam kết đổi mới và điều này thể hiện rõ trong cách tiếp cận Microsoft 365. Bộ phần mềm này liên tục được cập nhật với các tính năng và cải tiến mới, đảm bảo rằng nó luôn dẫn đầu trong các công cụ năng suất. Cho dù đó là chức năng AI mới, tính năng cộng tác hay cải tiến bảo mật, người dùng Microsoft 365 luôn có thể mong đợi được sử dụng những công cụ mới nhất và tốt nhất.

Vào năm 2020, Microsoft đã giới thiệu một số tính năng mới cho Teams, chẳng hạn như phòng họp nhóm để chia cuộc họp thành các nhóm nhỏ hơn, chế độ Cùng nhau để có trải nghiệm cuộc họp hấp dẫn hơn và hình nền tùy chỉnh cho cuộc gọi điện video. Theo báo cáo của Microsoft, những tính năng mới này nhằm cải thiện trải nghiệm họp từ xa, vốn đã trở thành một khía cạnh trọng tâm tại nơi làm việc ngày nay.

Một giải pháp cải tiến khác mà Microsoft 365 đã giới thiệu là hệ thống Viva's Learning. Hệ thống được hỗ trợ bởi AI này tuyển chọn các cơ hội phát triển nghề nghiệp chính thức và không chính thức từ nhiều nguồn khác nhau và giới thiệu chúng cho nhân viên trong quy trình làm việc của họ. Nó trao quyền cho nhân viên nâng cao kỹ năng theo tốc độ và sự thuận tiện của riêng họ, thúc đẩy văn hóa học tập liên tục. Với hệ thống Học tập của Viva, các công ty có thể nâng cao kỹ năng của nhân viên, tăng năng suất và thúc đẩy lực lượng lao động gắn kết và có năng lực hơn. Đây là một minh chứng khác cho thấy Microsoft 365 đang định nghĩa lại năng suất trong thời đại kỹ thuật số như thế nào.

Microsoft cũng cung cấp Chương trình nội bộ dành cho Microsoft 365, nơi người dùng có thể có quyền truy cập sớm vào các tính năng mới và đưa ra phản hồi. Chu kỳ phản hồi và cải tiến liên tục này đảm bảo rằng Microsoft 365 vẫn là giải pháp tiên tiến thích ứng với nhu cầu không ngừng thay đổi của người dùng.


Bài học rút ra: Microsoft 365 là một giải pháp phát triển theo nhu cầu của bạn. Thông qua sự đổi mới liên tục, nó đảm bảo rằng bạn luôn có quyền truy cập vào các tính năng và cải tiến năng suất mới nhất.



Microsoft 365: Kịch bản trong thế giới thực


Nghiên cứu điển hình: Cách một công ty chuyển đổi với Microsoft 365

MLT Aikins LLP, một công ty luật đầy đủ dịch vụ uy tín ở Canada, tuyển dụng hơn 700 cá nhân tại sáu văn phòng có vị trí chiến lược ở Winnipeg, Regina, Saskatoon, Calgary, Edmonton và Vancouver. Nguồn lực dồi dào và phạm vi địa lý rộng lớn cho phép họ đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ các vấn đề pháp lý cá nhân đến các vấn đề công ty quy mô lớn.


VẤN ĐỀ THỰC TẾ


Trong vài năm qua, MLT Aikins đã nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT của họ và gần đây đã đẩy nhanh quá trình chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp bằng cách kết hợp nhiều công nghệ đám mây hơn, bao gồm cả Microsoft 365. Ban đầu, họ đã liên hệ với Softlanding về một dự án cập nhật Active Directory của họ, nhưng họ cũng có một nhiệm vụ quan trọng mà họ muốn giải quyết: di chuyển OneDrive của họ.

MLT Aikins sử dụng sáu máy chủ nội bộ, mỗi máy chủ đặt tại một trong sáu văn phòng của họ. Là một phần trong kế hoạch hiện đại hóa, họ dự định ngừng hoạt động các máy chủ hiện có và chuyển dữ liệu của mình lên đám mây. Động thái này nhằm cải thiện sự hợp tác nhóm và cho phép làm việc từ xa, cấp cho nhân viên khả năng truy cập tài liệu từ bất kỳ vị trí nào và bất kỳ lúc nào.

GIẢI PHÁP CUNG CẤP


Softlanding, với kinh nghiệm sâu rộng trong việc triển khai, di chuyển và hỗ trợ các giải pháp Microsoft 365, là đối tác lý tưởng để hỗ trợ MLT Aikins trong sứ mệnh của họ.

Softlanding đã nghĩ ra một kế hoạch di chuyển dữ liệu kỹ lưỡng cho quá trình di chuyển OneDrive, bao gồm các báo cáo và tài liệu chi tiết để cung cấp bức tranh rõ ràng về khối lượng dữ liệu và phương pháp được đề xuất áp dụng. Quyết định được đưa ra là di chuyển từng văn phòng riêng lẻ để hiểu rõ hơn các quy trình của khách hàng và đảm bảo quá trình di chuyển suôn sẻ cho người dùng cuối. Nhóm Softlanding đã hỗ trợ sâu rộng trong toàn bộ quá trình di chuyển và giải quyết hiệu quả mọi thách thức nảy sinh trong dự án.

Ngoài ra, nhóm Softlanding đã hỗ trợ khía cạnh quản lý thay đổi của quá trình di chuyển, tạo tài liệu và thông tin liên lạc qua email để thông báo cho người dùng cuối về thay đổi sắp xảy ra, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và liền mạch.


Bài học rút ra: Microsoft 365 không chỉ là một bộ công cụ năng suất; đó là một công cụ biến đổi có thể cải tiến quy trình công việc của bạn, tăng cường bảo mật, thúc đẩy cộng tác và thúc đẩy văn hóa làm việc linh hoạt.

Chuyển sang Microsoft 365


Đánh giá nhu cầu của bạn: Microsoft 365 có phù hợp với bạn không?

Trước khi chuyển sang Microsoft 365, điều quan trọng là phải đánh giá nhu cầu của bạn. Hãy xem xét những điểm yếu hiện tại của bạn. Bạn đang gặp khó khăn với quy trình làm việc bị phân mảnh, sự cộng tác không đầy đủ hoặc các biện pháp bảo mật yếu kém? Bạn có cần một giải pháp có thể mở rộng quy mô kinh doanh của mình không? Bạn đang tìm kiếm các công cụ có thể hỗ trợ sắp xếp công việc từ xa hoặc linh hoạt?

Nếu câu trả lời cho những câu hỏi này là có thì Microsoft 365 có thể là giải pháp phù hợp cho bạn. Bộ công cụ năng suất tích hợp, các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, khả năng mở rộng và hỗ trợ làm việc từ xa sẽ giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả.


Các bước triển khai Microsoft 365 hiệu quả


Dưới đây là một số bước hữu ích để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ sang Microsoft 365:

  • 1. Lập kế hoạch chuyển đổi của bạn: Xác định các khía cạnh chính cần cải thiện trong quy trình làm việc hiện tại của bạn. Lập kế hoạch cách sử dụng các công cụ Microsoft 365 để giải quyết những vấn đề này.
  • 2. Đào tạo nhân viên của bạn: Cung cấp đào tạo cho nhân viên của bạn để đảm bảo họ có thể sử dụng hiệu quả các công cụ Microsoft 365. Sử dụng các tài nguyên đào tạo do Microsoft cung cấp, như Microsoft Learn và Trung tâm đào tạo Microsoft 365.
  • 3. Quản lý thay đổi: Việc chuyển sang bộ công cụ mới có thể là một thách thức đối với nhân viên. Thực hiện chiến lược quản lý thay đổi để giải quyết mọi trở ngại và đảm bảo việc áp dụng suôn sẻ.
  • 4. Bảo mật dữ liệu của bạn: Sử dụng các tính năng bảo mật mạnh mẽ của Microsoft 365 để bảo vệ dữ liệu của bạn. Thực hiện các biện pháp như xác thực đa yếu tố và ngăn ngừa mất dữ liệu.
  • 5. Đánh giá & Lặp lại: Thường xuyên đánh giá tác động của Microsoft 365 đối với quy trình công việc của bạn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa việc sử dụng nó.
Bài học rút ra: Chuyển sang Microsoft 365 là một quyết định chiến lược đòi hỏi phải lập kế hoạch và đào tạo thực tế.

Khai phá toàn bộ tiềm năng của bạn với Microsoft 365


Tóm tắt các lợi ích chính 

Microsoft 365 mang lại rất nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp duy trì năng suất, cộng tác, bảo mật và linh hoạt. Từ bộ công cụ năng suất mạnh mẽ cho đến các biện pháp bảo mật nâng cao, Microsoft 365 đáp ứng mọi cơ sở. Nền tảng dựa trên đám mây cho phép truy cập từ mọi nơi, mọi lúc. Việc quản lý CNTT được sắp xếp hợp lý thông qua bảng điều khiển dành cho quản trị viên thống nhất, tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Ngoài ra, Microsoft 365 còn cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí với mô hình đăng ký giúp loại bỏ nhu cầu đầu tư ban đầu lớn vào cơ sở hạ tầng CNTT. Cuối cùng, cam kết đổi mới liên tục của Microsoft 365 đảm bảo bạn luôn có các công cụ và tính năng mới nhất theo ý mình.

Kết luận và sự khuyến khích


Bằng cách khai thác toàn bộ tiềm năng của Microsoft 365, các doanh nghiệp có thể mở đường cho một tương lai hợp tác, an toàn và linh hoạt hơn. Hãy nhớ rằng, hành trình chuyển đổi kỹ thuật số là một cuộc chạy marathon chứ không phải chạy nước rút. Hãy sử dụng Microsoft 365, khám phá các tính năng, sử dụng tài nguyên của nó và bạn sẽ thấy năng suất của mình tăng vọt.



Các câu hỏi thường gặp 


Hỏi: Những dịch vụ nào khác được bao gồm trong bộ Microsoft 365?

Trả lời: Microsoft 365 bao gồm nhiều dịch vụ ngoài các ứng dụng Office truyền thống (Word, Excel, PowerPoint). Nó bao gồm Outlook cho email, Teams để cộng tác, OneDrive cho lưu trữ đám mây, SharePoint cho trang web nhóm, Yammer cho mạng xã hội, v.v. Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ như Phát trực tuyến để chia sẻ video, Planner để quản lý tác vụ và Power Automate để tự động hóa quy trình làm việc.

Hỏi: Microsoft 365 khác với Office 365 như thế nào?

Trả lời: Microsoft 365 là một sự phát triển của Office 365. Trong khi Office 365 tập trung chủ yếu vào các phiên bản dựa trên đám mây của ứng dụng Office truyền thống thì Microsoft 365 là một giải pháp toàn diện hơn bao gồm Office 365, Windows 10 và Enterprise Mobility + Security. Nó cung cấp một cách tiếp cận tích hợp và an toàn hơn cho năng suất.

Hỏi: Tôi có thể sử dụng Microsoft 365 trên nhiều thiết bị không?

Trả lời: Có, Microsoft 365 cho phép bạn cài đặt các ứng dụng Office trên nhiều thiết bị, bao gồm PC, máy Mac, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Đăng ký của bạn cho phép bạn đăng nhập trên tối đa năm thiết bị cùng một lúc.

Hỏi: Dữ liệu của tôi trên Microsoft 365 được bảo mật như thế nào?

Trả lời: Microsoft 365 cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của bạn. Điều này bao gồm các tính năng như xác thực hai yếu tố, ngăn ngừa mất dữ liệu, mã hóa và bảo vệ khỏi mối đe dọa nâng cao. Microsoft cũng tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ toàn cầu và dành riêng cho ngành.

Hỏi: Có chương trình đào tạo hoặc hỗ trợ nào được cung cấp cho người dùng Microsoft 365 mới không?

Trả lời: Có, Microsoft cung cấp một số tài nguyên để giúp người dùng mới bắt đầu với Microsoft 365. Tài nguyên này bao gồm các nền tảng học tập trực tuyến như Microsoft Learn, hướng dẫn đào tạo, mẹo và video trong Trung tâm đào tạo Microsoft 365 cũng như nhiều tài liệu và tài nguyên hỗ trợ.


Nguồn:

Microsoft 365: 5 bước để tối ưu hóa chi phí